Factura de Crédito en grandes empresas: cómo procesar de manera eficiente su creciente emisión en plazos cada vez más reducidos

La emisión de Facturas de Crédito creció un 25% en el último año. Según datos oficiales provenientes del Ministerio de Desarrollo Productivo en 2020 se emitieron 330.000 FCRED mensuales -promedio-, ascendiendo a 412.000 mensuales en 2021. Una tendencia, sin dudas, que se acentuará en 2022.

Contexto

El impacto entre clientes y proveedores. Las exigencias de AFIP, la sincronización entre plataformas, visualización de datos y la detección temprana como claves. Cómo evitar errores y fraudes. Las dudas con las que deben lidiar hoy las áreas administrativas de las empresas, en medio de una coyuntura tan cambiante.

¿Qué se debe tener en cuenta para lograr una operatoria ágil y segura?

Ya es una realidad que la gestión de facturas de crédito se volverá cada vez más compleja para las grandes empresas. Día a día se efectúan más Facturas de Crédito Electrónicas (FCRED), pero con un adicional considerable: el monto mínimo no se actualiza acorde a la inflación real y esto genera que la emisión sea cada vez mayor. A eso se suma que se irá reduciendo la cantidad de días en que se puede tomar acción sobre las mismas. Según lo estipulado por AFIP, en Julio el plazo de 30 días de aceptación pasará a 25 días. Y se vislumbra que en unos meses más se ajustará a 15 días el período de toma de decisión.

Esta cuestión refiere a la “aceptación tácita”. Si por ejemplo, a los 25 días de recibida una factura la empresa “no hizo nada” (algo frecuente), la ley convierte automáticamente esa factura en un título ejecutivo y valor escritural. Es decir, ya no hay discusión sobre esa factura; deja de ser una simple deuda comercial y se convierte en un valor negociable, a pagar en la fecha de vencimiento.

Para la gran empresa que recibe estas facturas, esto implica varios cambios en su operatoria, en particular con respecto al circuito de pago de facturas de proveedores. Tres aspectos principales:

• En primer lugar, deberá asegurarse que su circuito de pago a proveedores procese en menos de 25 días el 100% de las facturas recibidas, para definir si debe aceptarlas, rechazarlas o directamente pagarlas.
• Por otro lado, también deberá monitorear proactivamente su Domicilio Fiscal Electrónico (DFE) en la AFIP. Será indispensable para controlar que todas las facturas recibidas estén también encausadas en su circuito de Pago a Proveedores en su sistema de gestión o ERP (y sino, reclamarlas o rechazarlas).
• Por último, al momento del pago de las facturas aceptadas, deberá identificar si la factura se transmite al Agente de Depósito Colectivo (ADC); consultar si han sido informadas a la Caja de Valores SA para saber a qué CBU realizar el pago; o bien si se transmite al Sistema de Circulación Abierta (SCA) para informar el pago vía Home Banking o esperar su débito directo al vencimiento.

Por lo general, estos tres cambios no son de fácil implementación. Todos estos ajustes implican modificaciones en procesos y sistemas, que no se hacen de un día para el otro y menos en una gran empresa.

El aumento significativo de la emisión de Facturas de Crédito Electrónicas y la reducción del plazo de aceptación o rechazo abren un panorama complejo para las empresas, que deberán contar herramientas digitales que brinden seguridad y celeridad en la gestión de este tipo de documentos.

¿Qué deberían tener este tipo de soluciones para asegurar procesos exitosos?

En primer lugar, será necesario visualizar simple y claramente el estado de situación. Un panel que aporte una visión 360º de la gestión y que permita enfocarse en las FCRED, según la urgencia y criticidad para su gestión. Esto permitirá agilizar la toma de decisiones y evitar aceptaciones indeseadas de facturas.

Otra funcionalidad clave es la descarga diaria de AFIP que permita estar al tanto de que existen nuevas FCRED y que ya están contando los días de aceptación . Esto se traduce en una alerta temprana para prever la gestión, en particular teniendo en cuenta que algunos proveedores demoran algunos días en hacer el envío.

La solución elegida para operar las FCRED debe sincronizarse con la AFIP en minutos, sin la necesidad de ingresar a la tediosa plataforma del organismo, operando de manera manual o filtrando un subconjunto de FCRED. Los tiempos reducidos con estos sistemas son sumamente valorados por las empresas.

También la solución debe facilitar la gestión desde su ERP, generando todas las acciones a AFIP sin tareas duplicadas y disminuyendo los tiempos de gestión drásticamente.

Otro aspecto clave es identificar posibles facturas fraudulentas. Con documentos enviados desde el ERP de la empresa es posible detectar de manera temprana aquellas FCRED de proveedores no habituales, ya sea que se trate de un error intencional o accidental o de una FCRED de la que no llegó el documento físico o digital todavía y por lo tanto no se sabe aún si el servicio o producto se efectivizó.

En conclusión, contar con soluciones digitales integrales garantizan procesos seguros y confiables. Minimizan errores y permiten estar al día con regulaciones que se actualizan de manera automática. Ahorran tiempo y evitan costos innecesarios.

La clave es estar atentos y “dar el paso” previo a que la dinámica cambiante complique las gestiones diarias en la operatoria administrativa.