Hernán Ros, Jefe de Ventas, cuenta su experiencia con nuestro Portal Retail
“Cuando ingresé a McCain ya conocía a Planexware y el proyecto de intercambio electrónico de documentos estaba en pañales. Hasta ese momento teníamos un sistema de gestión propio y migramos a SAP. Lo primero que hicimos fue incorporar todos los pedidos electrónicamente, en aquel momento fue un poco por pedido de los clientes y otro poco por cómo íbamos desarrollándonos y hacia dónde iba la empresa. A partir de ahí recorrimos un largo camino que nos trajo muchos beneficios.
En el canal moderno el enlace directo de las órdenes de compra es clave y obligatorio, pero hoy en día también ayuda en la operatoria con clientes regionales o más chicos. Al conectar Planexware con nuestro sistema de gestión tenemos todo electrónicamente armado para que no interceda ninguna persona. Esto permite hacer un trackeo de las órdenes de compra: quién las emite, cuándo las emite, cuándo ingresan a nuestro sistema y la trazabilidad de todo el documento hasta llegar al punto de venta. Esto es fundamental para McCain y también para quién maneja cada cuenta internamente.
Nosotros tenemos entregas las 24 horas, necesitamos que las órdenes de compra lleguen antes del mediodía para poder facturarlas, pasárselas al operador logístico, que él prepare el pedido y lo entregue al otro día. Sin la automatización la posibilidad de errores incrementaba. Ahora la orden de compra llega correctamente y pasa todos los filtros automáticos, entra al sistema automáticamente y se factura automáticamente. La ventaja es esa, no tener personal haciendo trabajo operativo que no agrega valor. Eliminamos errores en un 100% y ganamos en tiempo en un 100%.
Con respecto al flujo financiero, para poder entender cómo impactó es necesario tener el circuito de pedidos perfecto y entender que nosotros entregamos boca por boca en la mayoría de los clientes y en promedio 2 veces por día y en cada una de las sucursales tenemos 3 departamentos diferentes. Con lo cual en promedio para una sola sucursal estábamos emitiendo 6 facturas por semana, por local, por unas 1500 bocas. Era una cantidad de documentos muy difícil de procesar y analizar. Enviar las facturas de forma electrónica nos ayudó muchísimo para concentrarnos solamente en las facturas que tienen problemas. Antes eran entre 6 mil y 8 mil documentos que nos enterábamos por el cliente una vez que lo recibía si tenía algún error, incluso cuando la informaban o ya estaba vencida. Ganamos en plazos de pago sobre un montón de facturas que podíamos anticipar el error e iniciar el reclamo y concentrarnos en los problemas más grandes. El beneficio que trajo el intercambio de documentos financieros es que una gran cantidad de facturas fluyen y ganamos tiempo de análisis que se traduce en el adelantamiento de los pagos. Antes tardábamos 2 o 3 días para que la factura sea recepcionada, hoy no es más de una hora. Este circuito también influyó en la relación con los clientes. Al no interferir ninguna persona y tener todo automatizado las charlas con los clientes se enfocan en otras cosas, en acuerdos comerciales y no en que una factura no llegó o tiene algún problema.
Todavía falta camino por recorrer: trabajar mejor con los documentos que envía de vuelta la cadena (recepciones y devoluciones), incorporar más documentos y clientes, pero vamos hacia eso, a seguir creciendo. Cuando empezamos a evaluar este proyecto la elección de Planexware como prestador no requirió mucho análisis. Primero fue la cantidad de cadenas con las que trabajaban y tenían importancia para nosotros, a eso se sumó su flexibilidad, conocimiento, gestión y costos. Desde todos los sectores los elegimos.”
