Testimonio de María Sofía Sánchez Jaruf , Sr. Analyst – Financial Planning & Analysis Sales de S.C. Johnson
“Lo que nos motivó a enviar las facturas electrónicamente fue evitar demoras en los pagos porque antes el cliente no contaba con la documentación. De esta forma nos aseguramos que al cliente le llegue la factura en tiempo y forma. Los tiempos de cobranza mejoraron inmediatamente, sobre todo con aquellas cadenas que eran más problemáticas digamos, que perdían documentos o que tienen muchas bocas de entrega y reciben facturas en cada una. Ahora al cliente le llega la factura de forma on line, la contabiliza, la tiene registrada y sabe que tiene una fecha de vencimiento para pagar. Antes si al cliente la factura le llegaba dos semanas más tarde, recién la registraba en ese momento y te pagaba con su condición de pago, pero a partir de esa fecha y no cuando la habíamos emitido. Por otro lado, es un ahorro enorme en tiempo porque tardábamos semanas en buscar documentación para respaldar las operaciones y ahora ni siquiera es necesario hacerlo.
Además, a este esquema de envíos de factura se suman los documentos que te envía la cadena: recepciones, avisos de contabilización y devoluciones, que ayudan en la conciliación de la cuenta corriente, pero principalmente los usamos de forma proactiva. Nos fijamos que al cliente le haya llegado la factura, la mercadería, no tener ningún mensaje de rechazo y precisamente esto colabora con evitar demoras en los pagos. De todas formas cuando hay algún cambio en la orden de compra, de contenido, por una eventualidad, está bueno poder contar con el back office porque tenemos la consulta web. Ingresamos al portal, vemos los avisos, todos los documentos y rápidamente accionamos para que puedan recibir las facturas. Todo este intercambio de documentos nos permite detectar tempranamente alguna discrepancia, en caso de que la haya, solucionarla y gestionar los reclamos con anticipación. En muchos casos nos pasaba que esos problemas recién salían a la luz cuando la factura ya estaba vencida y la gestión empezaba tarde. De esta forma te enterás en el momento. Como consecuencia de todo este proceso la relación con el cliente mejoró y se volvió más fluida porque ambas partes tenemos la información que necesitamos, en el momento que la necesitamos.
La decisión de elegir a Planexware como prestador se dio de forma natural porque ya veníamos operando para la recepción de órdenes de compra. Con respecto al servicio que brindan destaco la rápida respuesta de la Mesa de Ayuda cada vez que tenemos alguna consulta, así como también el departamento de Implementaciones cada vez que sumamos un nuevo cliente. Vemos que Planexware constantemente está avanzando para darnos nuevas herramientas y facilitarnos el trabajo”.
