Claves para optimizar la gestión de proveedores
Cómo los portales se han convertido en la herramienta más usada por las empresas
El control y la carga manual de facturas impacta negativamente en las operaciones con proveedores. En contraposición, la utilización de soluciones que automatizan y agilizan el intercambio de documentos comerciales reduce hasta 15 veces los tiempos de operatoria.
En términos de gestión con proveedores, y en pleno avance de la digitalización de los negocios, las empresas se encuentran con el gran desafío de contar con procesos automatizados e integrados. Hay un mandato claro de lograr ser más eficientes y mantener la competitividad de sus operaciones.
Ya no quedan dudas de la inmensa ventaja en términos de ahorro de tiempo que implica el uso de soluciones que centralizan e integran de manera eficiente los distintos documentos comerciales que intercambian proveedores y clientes. Optimizan así el flujo de transacciones para agilizar las operaciones de la cadena de suministro, logrando una mayor trazabilidad dentro de un entorno de seguridad.
En línea con esto, los portales de proveedores son una eficiente alternativa con importantes ventajas que permiten conectar todo tipo de documentos comerciales entre empresas garantizando una gestión segura del negocio, así como también la cadena de pagos. En sectores como el retail, el volumen de facturas es enorme y no hay ecuanimidad en cuanto a los formatos y los datos que se envían.
¿Cuáles son los principales obstáculos que hoy enfrentan las empresas a la hora de gestionar proveedores?
Uno de los principales inconvenientes radica en la recepción de las facturas.
En primer lugar hay multiplicidad de canales de recepción: las facturas llegan por mail, por portales de terceros o software de mensajería.
En segundo término, realizar de manera manual las validaciones de los datos incluidos en los documentos fiscales resulta otro escollo. Ya sea por su volumen o bien por los errores involuntarios en esa tarea que generan problemas futuros en las operaciones, insumiendo más recursos, tiempo y costos.
Un portal de proveedores regional que reduzca la carga a menos de un minuto, validando la factura contra el ente fiscal e incorporando reglas de negocio de la empresa receptora, agiliza y resuelve el 100% de las facturas. Poder contar con un sistema que evite el ingreso manual no solo brinda seguridad y trazabilidad sino que permite redireccionar esos recursos a tareas de valor agregado.
Es decir que el impacto positivo alcanza no sólo a la función primordial sino que brinda un plus para un paradigma laboral más estratégico que tenga en cuenta las habilidades que esas personas puedan sumar en otro tipo de tareas.
Dentro de este contexto, ¿cuáles son los principales beneficios que tiene un portal de proveedores?
– Traduce y unifica el formato de los documentos.
– Da visibilidad sobre el estado de la factura y detecta posibles inconvenientes.
– Brinda certeza de la fecha de pago.
– Minimiza la gestión de reclamos.
– Ahorra tiempo (la carga lleva menos de un minuto).
– Controla el flujo desde el inicio con validaciones personalizadas.
– Reduce la generación de notas de crédito.
– Mejora la relación y comunicación con proveedores.
Ahora bien, es indudable que estas ventajas impactan positivamente en la gestión. Sin embargo, para que esto se vea materializado es sumamente importante tener en cuenta algunas cuestiones a la hora de elegir este tipo de plataformas. Y saber, a ciencia cierta, cuáles le suman un valor adicional.
Entre estos factores, un portal de proveedores debería tener estas características:
– Validaciones contra el ente fiscal y personalizadas por la empresa.
– Tener herramientas alineadas a la coyuntura local, ya sea a nivel impositivo como de otro tipo de cuestiones que puedan impactar en la gestión, más allá de la operatoria interna de cada empresa. Algo no menor que en los portales “enlatados” no tienen en cuenta.
– Contar con certificaciones internacionales que validen tanto la calidad como la seguridad en la información.
– Tener mesa de ayuda 24 x7 para los clientes y sobre todo para los proveedores de los clientes. Esto último es un diferencial importante.
– Capacidad para guardar y proteger copias de los documentos que sean siempre accesibles y por el tiempo que se considere necesario.
– Resolver todo el ciclo completo con el proveedor. En el mercado hay muchos portales que solo ejecutan una parte y obligan a las empresas a adquirir otro portal para completar la gestión.
– Realizar actualizaciones constantemente, ofreciendo mejores soluciones tecnológicas para responder al crecimiento de la empresa.
– Trabajar de manera integral y de forma complementaria al sistema de gestión de la compañía.
En conclusión, las plataformas para la gestión con proveedores suman valor y garantizan procesos seguros y confiables para todos los “actores”. Además solucionan problemas que las empresas lidian cotidianamente. No contar con este tipo de soluciones digitales es sinónimo de pérdida de tiempo y dinero para clientes y proveedores.
La clave es elegir un portal que sea integral y contemple todas las variables que hacen a cada comunidad de proveedores.
