Cómo los Avisos de Despacho pueden mejorar los negocios

En general, estamos familiarizados con los Remitos. Son protagonistas del soporte documental de la logística y las normas fiscales que rigen la actividad empresarial de Argentina. Desafortunadamente, los remitos están vinculados de forma rígida con las Facturas, lo que impide desentenderse de su impresión. Lo ideal sería, al menos, poder hacer el envío de Remitos de forma electrónica. 

Pero también se cursan otro tipo de documentos. Órdenes de Compra, Avisos de Recepciones, Avisos de Pago y otros ítems dedicados a gestionar las relaciones comerciales entre clientes y proveedores. Al fondo de ese listado, con bajo conocimiento en nuestro medio (y peor tasa de uso), se encuentra  el Aviso de Despacho.

También conocido como  Aviso de Entregas o Aviso de Embarque o sus siglas en inglés ASN (por Advance Shipping Notice), este tipo de documento consigna todos los datos sobre el despacho de mercadería que el Proveedor le envía a su Cliente. El Aviso de Despacho cobra razón de ser cuando se intercambia electrónicamente entre ambas partes, para anticipar la información al Cliente antes de la llegada de la mercadería y habilitar, de este modo, lo se conoce como Entregas Certificadas.

¿Qué son las Entregas Certificadas?

A través de estos documentos, el cliente acepta como válidos los artículos y cantidades consignadas por el Proveedor y, sin controles posteriores, transfiere ese detalle a su sistema de inventario. Se trata ni más ni menos de una inmensa oportunidad de mejora de eficiencia logística, imposible de ignorar. El uso de Entregas Certificadas es moneda corriente en países desarrollados desde hace varias décadas.

De otro modo, por ejemplo, serían impensables las entregas just-in-time típicas de la industria automotriz. En ese sector, una misma pieza puede ser entregada por el autopartista en la misma terminal automotriz. Misión imposible sin el concurso del Aviso de Embarque cursado electrónicamente y las Recepciones Certificadas.

Los mitos también juegan

Al pensar la implementación del Aviso de Embarque/Despacho en una empresa, algunos tecnócratas se apresuran en ponderar el éxito de ese proyecto. Pero se aferran a por lo menos dos grandes mitos:

Mito 1: “Es sólo cuestión de ponerse de acuerdo entre las áreas de IT o Sistemas del Proveedor y el Cliente. Se implementa, comienza el intercambio de documentos y… ¡listo!”

Rotundamente inexacto. Si bien una correcta implementación es condición necesaria, no es suficiente. Primero debe cristalizarse en un acuerdo de voluntades entre cliente y proveedor, de forma sostenible a largo plazo. Si esto se subestima, no habrá tal éxito. El rol de los ejecutivos del negocio (Comercial, Customer Care, etc.) es fundamental y reviste tanta o mayor importancia que la labor informática

Mito 2: “El Aviso de Despacho será exitoso si se dispone de documentos estándares para la implementación…”

Lamentablemente también es falso. Se ha popularizado esta idea que coloca a los estándares como la panacea a todos los problemas de implementación de intercambio de documentos electrónicos. Quienes colaboraron en definir un estándar muchas veces se enamoran (y de alguna manera se ciegan) ante la real valía de ello.

En la actualidad, el uso de formatos estandarizados ha ganado popularidad debido a su promesa de simplificar y agilizar el intercambio de documentos entre distintos actores de la cadena de suministro con “solo” adoptar los estándares. Es cierto que estos proporcionan una base estructurada para la información y permiten una mayor eficiencia en la comunicación entre sistemas. Pero sucede en la práctica que la gran flexibilidad que proporcionan los estándares en cuanto al manejo de campos opcionales llevan invariablemente a implementaciones altamente customizadas en cada una de ellas.

Esta situación ha generado un efecto paradójico: si bien el propósito de un estándar es establecer una forma común y compartida de comunicación, la abundancia de opciones que se encuentran en el estándar puede llevar a que cada implementación se convierta, en cierto modo, en un “estándar propio”. Sería ir en contra del objetivo básico con el cual se crea un formato tipo. A su vez, este fenómeno dificulta la interoperabilidad y armonización real entre los diferentes sistemas del cliente y el proveedor.

Una decisión correcta

Puede ser cautivante la promesa del “santo grial” que los creadores del estándar preconizan. Efectivamente, deben ser aprovechados, a conciencia, como  una herramienta muy útil para agilizar el intercambio de documentos electrónicos. Pero no son “la solución” al problema.

Por último, una recomendación. Tal como se dijo antes, el éxito de una implementación exitosa del Aviso de Embarque depende mayormente del acuerdo de intereses de áreas de negocio y, segundo orden, la articulación entre equipos de Sistemas.

En ese sentido, será clave contar con un partner tecnológico que colabore en la implementación contemplando simultáneamente tanto aspectos de negocio como el know-how técnico. También será fundamental que la solución elegida tenga en su haber trayectoria, solidez y miles de Avisos de Despacho ya cursados exitosamente. La decisión correcta se reflejará en los resultados del negocio.

Por Carlos Pinto, Director Comercial, para Énfasis.