La gestión de proveedores y los procesos automatizados e integrados
Bajo la premisa de cuáles son los principales obstáculos que hoy enfrentan las empresas a la hora de gestionar proveedores, analizamos que uno de los principales inconvenientes radica en la recepción de las facturas. Tanto por la disparidad de los canales como de formatos.
Es asi que en primer lugar, tenemos la multiplicidad de canales de recepción, puesto que las facturas llegan por mail, por portales de terceros y, en el peor de los casos pero aún vigente, vía papel.
En segundo lugar, sucede que al área receptora o el receptor interno en la empresa, que no siempre es el mismo. Hoy vemos que las facturas llegan a áreas como Cuentas a Pagar, Compras, Depósito, Marketing y hasta en algunos casos de manera física -a través de una persona externa que retiró el pedido-. Esta falta de homogeneidad a la que hacemos referencia se convierte en el 80% de las causas por las que se generan problemas en las operaciones, insumiendo más recursos, tiempo y costos.
Si hiciéramos un ranking en cuanto a cuál es el mayor inconveniente en la operatoria con proveedores, la factura papel se lleva el primer puesto por todos los inconvenientes que acarrea. Ya sea por errores en el retipeo o bien por la pérdida de tiempo que conlleva, incluyendo muchas veces la autorización firmada de la misma.
Para graficarlo de una manera simple y contundente, la carga manual de una factura lleva entre 5 a 15 minutos, contra menos de un minuto que implica su ingreso a través de un portal proveedores. A su vez, los errores en el retipeo producen dificultades y atrasos que impactan directamente en el proceso de seguimiento de las facturas. Poder contar con un sistema que evite el ingreso manual no solo brinda seguridad y trazabilidad sino que permite redireccionar esos recursos a tareas más de gestión.
Es decir que el impacto positivo alcanza no sólo a la función primordial sino que brinda un plus para un paradigma laboral más estratégico que tenga en cuenta las habilidades que esas personas puedan sumar en otro tipo de tareas.
Por Lucas De Renzo, Jefe de Producto para Énfasis.