Aumento de emisión de facturas de crédito: cómo gestionar la recepción en corto tiempo

Por Lucas De Renzo, Líder de Producto de Planexware

La emisión de Facturas de Crédito Electrónica creció un 25% en el último año. Según datos oficiales provenientes del Ministerio de Desarrollo Productivo, en 2020 se emitieron 330.000 FCRED mensuales -promedio-, ascendiendo a 412.000 mensuales en 2021. Una tendencia, sin dudas, que se acentuará en 2022.

Dentro de este contexto a partir de la Ley 27.440 y las Resoluciones Generales 4367/18 y 4919/21, AFIP exigirá a grandes contribuyentes informar facturas de crédito recibidas en plazos cada vez más reducidos.

Día a día se efectúan más Facturas de Crédito Electrónicas (FCRED), pero con un adicional considerable: el monto mínimo no se actualiza acorde a la inflación real y esto genera que la emisión sea cada vez mayor.  A eso se suma que se irá reduciendo la cantidad de días en que se puede tomar acción sobre las mismas.

Según lo estipulado por AFIP, en Julio el plazo de 30 días de aceptación pasará a 25 días. Y se vislumbra que en unos meses más se ajustará a 15 días el período de toma de decisión.

Esta cuestión refiere a la “aceptación tácita”. Si por ejemplo, a los 25 días de recibida una factura la empresa “no hizo nada” (algo frecuente), la ley convierte automáticamente esa factura en un título ejecutivo y valor escritural. Es decir, ya no hay discusión sobre esa factura; deja de ser una simple deuda comercial y se convierte en un valor negociable, a pagar en la fecha de vencimiento.

¿Qué pasa con la aceptación tácita?

Para la gran empresa que recibe las FCRED, esta nueva coyuntura genera varios cambios en su operatoria, en particular con respecto al circuito de pago de facturas de proveedores. Y concatenan nuevos desafíos que las áreas administrativas deberán enfrentar, tales como:

• Informar a AFIP el estado de las facturas que le emitieron: pagadas (canceladas), aceptadas o rechazadas.
• Llegado el plazo de pago, saber a dónde tiene que pagar una factura aceptada (si a la CNV o al emisor original de la factura).
• Asegurarse que su circuito interno de pago a proveedores “resuelve” el 100% de las facturas recibidas en menos de 30 días: Aceptar, Rechazar, Pagar.
• Controlar fraude: Detectar facturas improcedentes antes de los 30 días de recibidas, para evitar su conversión en títulos ejecutivos.
• Conocer el estado del todos las FCE recibidas y sus NC y ND asociadas.
• En caso de admitir negociación de facturas por parte de los proveedores: tener la capacidad de poder cambiar el CBU de pago para cada factura y calcular retenciones para aceptación.

Cómo evitar que se genere un cuello de botella en la recepción de facturas de crédito electrónicas

Para poder resolverlos y evitar que se genere un “cuello de botella”, es CLAVE contar con soluciones digitales y automatizadas que permitan diligenciar este gran volumen de una manera segura y eficiente.

Es fundamental que este tipo de plataformas cuenten con herramientas que garanticen un funcionamiento óptimo. Para ello, es importante tener en cuenta que integren funcionalidades tales como:

• Panel de control con visión 360° que permita visualizar de manera simple y clara el estado de las facturas recibidas para gestionarlas en tiempo y forma.
• Automatización total que Informe a la AFIP el estado de las facturas desde su sistema de gestión (ERP) mediante una conexión automatizada, evitando duplicar tareas. Y que a su vez conozca los comprobantes asociados a las facturas y el saldo a pagar a través de un legajo digital con todos los documentos.
• Control de fraude que detecte fácilmente aquellas facturas que no están registradas en su sistema de gestión (ERP) o las que fueron emitidas por proveedores no habituales.
• Gestión masiva que permita operar las facturas en forma individual o masiva.
• Segmentación que posibilite filtrar las facturas de crédito electrónicas, según totales por estado y fechas para su aceptación, rechazo o cancelación a tiempo.

En conclusión, contar con soluciones digitales integrales garantizan procesos seguros y confiables. Minimizan errores y permiten estar al día con regulaciones que se actualizan de manera automática. Ahorran tiempo y evitan costos innecesarios.

La clave es estar atentos y “dar el paso” previo a que la dinámica cambiante complique las gestiones diarias en la operatoria administrativa.