Cómo deben adecuar las empresas la emision de notas de crédito y débito a los cambios de AFIP

Por Patricio Pinto- Gerente de Producto Planexware La AFIP está avanzando en el control sobre el pago de impuestos de las empresas, aprovechando los datos que ya posee sobre los comprobantes (Facturas, Notas de Crédito, notas de débito, retenciones, etc.) emitidos y recibidos. Su objetivo final es la implementación del Libro IVA Digital (compras y ventas) para lo cual ya ha establecido un cronograma. Como parte de este proceso, detectó que con frecuencia existe -mayormente en el sector del retail- una duplicidad de comprobantes registrados ante dicha agencia para la misma operación. Esto sucede pues muchas veces las cadenas de supermercados emiten comprobantes ajustando directamente las facturas recibidas de sus proveedores, sin esperar la emisión de Notas de Crédito. Dado que esta modalidad conspira contra la puesta en marcha del mencionado “Libro IVA Digital”, la AFIP emitió la resolución 4540/19  en pos de corregir esta práctica, evitando que una empresa pueda emitir notas de débito / crédito que modifiquen facturas que no emitió. Esta normativa, aplicable a partir del  1ero de abril, establece que sólo los sujetos que emitieron los comprobantes por las operaciones originarias podrán emitir las notas de crédito y/o débito que los modifiquen,  en concepto de descuentos, bonificaciones, quitas, evoluciones, rescisiones, intereses, etc., y establecer claramente que se encuentran relacionadas a una o más facturas o documentos equivalentes emitidos previamente y el motivo. Es de destacar que el impacto de impedir que los clientes puedan emitir Notas de débitos a los proveedores es altísimo. En especial, cuando las empresas manejan un alto volumen de comprobantes recibidos (por ej.  el segmento del Retail, un supermercado a su proveedor) como así también de comprobantes emitidos (por ej. por la liquidación de transportistas, etc.) Es muy importante que las empresas implementen sólidos mecanismos para poder solicitarle a sus proveedores la emisión de una nota de crédito o debito que ajusten las facturas recibidas. Las maneras de hacerlo son múltiples, pero en el caso de gestionar un gran número de comprobantes y proveedores, es importante utilizar una plataforma de comunicación automatizada, que referencien estos pedidos de notas de crédito con las facturas que desean modificar. De esta manera, cuando los proveedores emitan las Notas de Crédito, podrán referenciarlas y así, poder ordenar mejor el saldo de la cuenta corriente con ese proveedor a la hora de conciliarla. Ante esta nueva resolución de AFIP, las empresas deben implementar los mecanismos más aptos para solicitar a sus proveedores la emisión de notas de crédito o débito que se ajusten las facturas recibidas. Existen distintas alternativas. La forma “manual” es una de ellas pero puede ocasionar serios inconvenientes de gestión y altos costos ocultos, en particular si se manejan volúmenes significativos de comprobantes y proveedores. La otra alternativa principal es implementar una plataforma que permita automatizar el intercambio de documentos, de modo que todos los pedidos de notas de crédito o débito queden referenciadas con las facturas que se desean modificar. Soluciones como Krikos360 de Planexware permiten optimizar este proceso y de esa manera ordenar mejor el saldo de la cuenta corriente con cada proveedor al momento de la conciliación.