Riesgos de demorar la recepción de Factura de Crédito Electrónica

A esta altura todos somos conscientes del intenso y copioso trabajo de los sectores de IT en las empresas. Es casi una regla: los desarrollos y proyectos normalmente requieren más recursos que los disponibles. Aún así, cabe llamar la atención sobre una implementación que, por distintos motivos, se sigue postergando en las empresas.

Se trata de definir (y decidir) cómo las grandes empresas administrarán la recepción de Facturas de Crédito Electrónicas (FCE), de acuerdo al listado y disposición recientes de AFIP. Pero los responsables de IT no están sólos en esta dilación. Muchas veces cuentan con la complicidad de áreas de Administración, Impuestos o Finanzas, acaso por no prever el esfuerzo operativo de gestionar un caudal más que importante de facturas de crédito. En muchas empresas nominadas por AFIP probablemente cierta procrastinación, por tomar un término en boga, con la convicción de que “falta mucho aún” para que el asunto incida. Solemos escuchar: “para nosotros no es un tema, porque no tenemos facturas de proveedores que superen los $ 2 millones”. Pero tal afirmación implica desconocer la  operatoria que en un futuro cercano (y mayormente pautado) va a tener la Factura de Crédito Electrónica. Si bien hoy los montos de las facturas son suficientemente altos para vislumbrar un problema, hay tres fenómenos que concurrentemente hacen que esa barrera se franquee abiertamente: 1) Hay un cronograma de reducción de los montos exigibles que en diciembre alcanza a toda factura por un monto mayor a $100.000; 2) La indeseable inflación endémica de nuestro país habilita la proliferación de facturas con montos que hasta hace poco nos parecían abultados; y 3) “En un futuro cercano todas las Facturas van a ser de Crédito”, según anticipó públicamente el actual titular AFIP Cabe entonces repasar qué implica para una empresa receptora la “administración” de las Facturas de Crédito. Para empezar, es necesario realizar todas estas tareas:

• Chequear diariamente que las Facturas de Crédito obrantes en su Domicilio Fiscal Electrónico en AFIP, corresponden y son reconocidas por la misma, en cuanto a los montos y conceptos facturados.
• Rechazar las facturas desconocidas o que no cumplen los requisitos formales pedidos a los proveedores.
• Informar pagos (cancelaciones) realizados de estas facturas
• De aquellas facturas que se transforman en Títulos Ejecutivos (más de 30 días de recibidas), identificar si fueron informadas a la Caja de Valores o no, para saber al momento del vencimiento, a donde efectuar el pago y el ajuste de retenciones.

Como se advierte, las tareas a realizar con cada factura son varias y esto se multiplica con la cantidad a administrar. Se pone especialmente de manifiesto en un escenario donde la cantidad de facturas de crédito a recibir tiende a ser cada vez mayor, lo cual puede hacer muy complicada su administración. De regreso a las áreas de IT. Se hace evidente que la gestión de las FCE recibidas justifica tener un sistema informático que la soporte. Hay distintas soluciones en el mercado, pero algunas son la extensión de una plataforma de pago de facturas. En algunos casos, resulta “natural” contratar al proveedor existente. Hay otras alternativas más generales, basadas en un modelo cloud y que plantean interfases con los ERP de la empresa que proporcionan una labor integrada y eficiente con la misma. Sea una u otra solución que se desee implementar, no existe una implementación ipso-facto. Las empresas que posterguen la decisión deberán hacer la fila y esperar su turno de implementación.  Anticiparse tal vez sea la clave. Como primer paso se recomienda un scouting de las opciones disponibles, en particular aquellas que propongan una solución para la empresa a largo plazo. “Curarse en salud” implica tomar el tema ya mismo. Porque el futuro es hoy. *Director Comercial de Planexware